12 preguntas antes de elegir un software de gestión para tu estudio

En resumen: al elegir un software de gestión para tu estudio, mira primero la experiencia del alumno: ¿puede reservar y cancelar una clase desde el móvil en pocos pasos y comprar su bono por su cuenta? Después mira el trabajo del estudio: ¿se pueden configurar las normas de cancelación, los créditos de los bonos, los métodos de pago, el control de asistencia y las sedes? Estas 12 preguntas reúnen en una sola lista lo que debes preguntar en la demo.

Primero, escribe lo que necesitas

Antes de la demo, apunta las tres tareas en las que hoy pierdes más tiempo. Por ejemplo: “apuntar en una libreta las reservas que llegan por WhatsApp”, “contar en Excel las clases que le quedan a cada alumno” o “cuadrar las transferencias con los justificantes”. Valora el software por cuánto reduce esas tres tareas, no por lo larga que sea su lista de funciones.

Experiencia del alumno

1. ¿Puede el alumno ver el horario y reservar por su cuenta?

La reserva debe poder hacerse desde el móvil, sin descargar ninguna app y en pocos pasos. El horario debe mostrar fecha, hora, instructor, sede y plazas libres.

2. ¿Puede cancelar por su cuenta y se aplica la norma automáticamente?

El plazo de cancelación, la cancelación tardía y los no presentados deben poder configurarse en el sistema. Si la norma se aplica a mano, cada cancelación vuelve a ser una consulta para ti.

3. ¿Qué pasa cuando una clase se llena?

Pregunta si el alumno puede apuntarse a una lista de espera en una clase completa y cómo funciona el proceso cuando se libera una plaza.

4. ¿Ve el alumno su bono y las clases que le quedan?

“¿Cuántas clases me quedan?” es uno de los mensajes más frecuentes. El panel del alumno debe mostrar el bono activo, las clases restantes y la fecha de caducidad.

Bonos y pagos

5. ¿Qué tipos de bono se pueden crear?

Comprueba si admite bonos por número de clases, tarifa plana, validez y estructuras como la clase de prueba. En nuestra guía de precios de bonos explicamos cómo calcular tus tarifas.

6. ¿Puede el alumno comprar el bono en la web y con qué métodos de pago?

Pregunta por el pago online con tarjeta, la transferencia bancaria y opciones para alumnos de otros países. Averigua cómo se confirma una transferencia y si la membresía se activa sola tras la confirmación.

7. ¿Cómo se descuentan y se corrigen las clases?

Cada reserva debe descontar la clase automáticamente y devolverla si la cancelación cumple la norma. Cuando haga falta una corrección manual, debe quedar registrado quién la hizo y por qué.

Operativa del estudio

8. ¿Cómo se gestionan el horario recurrente y las clases canceladas?

Crear el horario semanal una vez y repetirlo ahorra mucho tiempo. Pregunta si, al cancelar una clase, se avisa a los alumnos que tenían reserva.

9. ¿Ven los instructores sus clases y la lista de asistentes?

Que el instructor pueda pasar lista en clase es imprescindible para aplicar la norma de no presentados.

10. ¿Tienes varias sedes, salas o clases online?

El aforo y la norma de cancelación deben poder definirse por sede y sala, y las clases online deben gestionarse en el mismo horario.

Marca, datos y soporte

11. ¿Tendrás una web con tu propia marca?

El horario, los instructores, los bonos y el blog deben publicarse en tu propio dominio, con tu logo y tus colores. Si tienes alumnos extranjeros, pregunta si la web funciona en varios idiomas.

12. ¿Dónde están tus datos y cómo se protegen?

Los datos de contacto y de salud de tus alumnos son datos personales (RGPD). Pide por escrito dónde se guardan, quién puede acceder, si se hacen copias de seguridad y cómo recuperarás tus datos si dejas el sistema.

Tabla comparativa

Puntúa con esta tabla cada software que veas: pon 0 (no tiene), 1 (en parte) o 2 (completo) en cada fila.

¿Cómo responde StudyONsende a estas preguntas?

• Tus alumnos ven el horario en tu web y reservan o cancelan desde el móvil sin descargar ninguna app.
• El plazo de cancelación se define por sede; tú decides si se devuelve la clase en cancelaciones tardías y no presentados.
• En las clases completas, los alumnos pueden apuntarse a la lista de espera.
• Se crean bonos por número de clases y tarifas planas con validez; el alumno ve sus clases restantes en su panel.
• Los bonos se venden en tu web con transferencia bancaria y pago online con tarjeta; al confirmarse el pago, la membresía se activa sola.
• Las clases recurrentes se crean una vez; al cancelar una clase puedes avisar a los alumnos por correo electrónico.
• Los instructores ven sus clases en su propio panel y pasan lista.
• Varias sedes, salas y clases online se gestionan en el mismo horario.
• Tu web se publica en tu dominio, con tu logo y tus colores, en turco, inglés y español.

Preguntas frecuentes

¿Un estudio pequeño necesita un software de gestión?

En cualquier estudio con 15–20 clases por semana y venta regular de bonos, llevar las reservas y las clases a mano lleva mucho tiempo. A los instructores independientes también les compensa reunir reservas y pagos en un solo lugar.

¿Qué debo pedir en la demo?

Plantea un caso real de tu estudio: “La clase de reformer del martes a las 19:00 está completa y una alumna cancela 3 horas antes; ¿qué pasa?”. Pide verlo paso a paso en pantalla.

¿Cuánto tarda el cambio?

Depende del horario, los bonos y el número de membresías activas. Planificar el cambio antes de un nuevo periodo, por ejemplo a principios de mes, lo hace más fácil.

Reserva una demo

Haznos también estas 12 preguntas. Desde la página del software de gestión para estudios StudyONsende puedes reservar una llamada breve con nuestro equipo y probar juntos los casos de tu estudio.