Stüdyo Yönetim Yazılımı Seçerken Sorulacak 12 Soru

Kısaca: Stüdyo yönetim yazılımı seçerken önce üyenin deneyimine bakın: üye dersi telefondan birkaç dokunuşla ayırtıp iptal edebiliyor mu, paketini kendisi satın alabiliyor mu? Sonra stüdyonun işine bakın: iptal kuralları, paket hakları, ödeme yöntemleri, eğitmen yoklaması ve şubeler sistemde kurulabiliyor mu? Aşağıdaki 12 soru, demo görüşmesinde sormanız gerekenleri tek listede topluyor.

Önce ihtiyacınızı yazın

Demo görüşmesine girmeden önce bugün en çok zaman kaybettiğiniz üç işi not edin. Örneğin: “WhatsApp'tan gelen rezervasyonları deftere yazmak”, “kalan ders haklarını Excel'de saymak”, “havale ödemelerini dekontla eşleştirmek”. Yazılımı bu üç işi ne kadar azalttığına göre değerlendirin; özellik listesinin uzunluğuna göre değil.

Üye deneyimi

1. Üye ders programını görüp kendisi rezervasyon yapabiliyor mu?

Rezervasyonun telefonda, uygulama indirmeden ve birkaç adımda yapılabilmesi gerekir. Program tarih, saat, eğitmen, şube ve kalan kontenjanla görünmeli.

2. Üye iptali kendisi yapabiliyor ve kural otomatik uygulanıyor mu?

İptal süresi, geç iptal ve gelmeyen üye kuralları sistemde tanımlanabilmeli. Kural elle uygulanıyorsa her iptal yine size soru olarak döner.

3. Ders dolduğunda ne oluyor?

Dolu derste üyenin bekleme listesine girip giremediğini ve yer açılınca sürecin nasıl yürüdüğünü sorun.

4. Üye paketini ve kalan hakkını görebiliyor mu?

“Kaç dersim kaldı?” sorusu en sık gelen mesajlardan biridir. Üye panelinde aktif paket, kalan hak ve bitiş tarihi görünmeli.

Paket ve ödeme

5. Hangi paket türleri kurulabiliyor?

Ders sayılı paketler, sınırsız üyelik, geçerlilik süresi ve deneme dersi gibi farklı yapıların desteklenip desteklenmediğini kontrol edin. Fiyatlarınızı nasıl hesaplayacağınızı ders paketi fiyatlandırma rehberimizde anlattık.

6. Üye paketi siteden satın alabiliyor mu, hangi ödeme yöntemleriyle?

Kartla online ödeme, havale/EFT ve yurt dışı üyeler için uygun yöntemler sorulmalı. Havalede ödemenin nasıl onaylandığını ve onaydan sonra üyeliğin kendiliğinden açılıp açılmadığını öğrenin.

7. Ders hakları nasıl düşüyor ve düzeltiliyor?

Hak her rezervasyonda otomatik düşmeli, kurala uygun iptalde geri yüklenmeli. Elle düzeltme gerektiğinde kimin, neden yaptığı kayıt altında olmalı.

Stüdyo operasyonu

8. Tekrarlayan ders programı ve iptal edilen dersler nasıl yönetiliyor?

Haftalık programı bir kez kurup tekrarlatabilmek büyük zaman kazandırır. Bir dersi iptal ettiğinizde rezervasyonu olan üyelere haber gidip gitmediğini sorun.

9. Eğitmenler kendi derslerini ve katılımcı listesini görebiliyor mu?

Eğitmenin derste yoklama alabilmesi, gelmeyen üye kuralının uygulanabilmesi için şarttır.

10. Birden fazla şube, salon ya da online ders var mı?

Şube ve salon bazında kapasite ve iptal kuralı tanımlanabilmeli; online dersler aynı programda yönetilebilmeli.

Marka, veri ve destek

11. Kendi markanızla bir web siteniz oluyor mu?

Ders programı, eğitmenler, paketler ve blog kendi alan adınızda, kendi logonuz ve renklerinizle yayınlanmalı. Yabancı üyeleriniz varsa sitenin birden fazla dilde çalışıp çalışmadığını sorun.

12. Verileriniz nerede ve nasıl korunuyor?

Üye iletişim ve sağlık bilgileri kişisel veridir. Verilerin nerede tutulduğunu, kimlerin erişebildiğini, yedek alınıp alınmadığını ve sistemden ayrılırsanız verilerinizi nasıl alacağınızı yazılı olarak öğrenin.

Karşılaştırma tablosu

Görüştüğünüz yazılımları bu tabloyla puanlayın: her satıra 0 (yok), 1 (kısmen) veya 2 (tam) verin.

StudyONsende bu soruları nasıl yanıtlıyor?

• Üyeler ders programını sitenizde görür, telefondan uygulama indirmeden rezervasyon yapar ve iptal eder.
• İptal süresi şube bazında tanımlanır; geç iptal ve gelmeyen üyede hak iadesini siz belirlersiniz.
• Dolu derste üyeler bekleme listesine katılabilir.
• Ders sayılı ve sınırsız paketler, geçerlilik süresiyle kurulur; üye kalan hakkını kendi panelinde görür.
• Paketler sitenizden havale/EFT ve kartla online ödemeyle satılabilir; ödeme onaylanınca üyelik kendiliğinden açılır.
• Tekrarlayan dersler bir kez kurulur; iptal edilen dersler için üyelere e-posta gönderilebilir.
• Eğitmenler kendi panelinden ders listesini görür ve yoklama alır.
• Birden fazla şube, salon ve online ders aynı programda yönetilir.
• Siteniz kendi alan adınızda, logonuz ve renklerinizle Türkçe, İngilizce ve İspanyolca yayınlanır.

Sıkça sorulan sorular

Küçük bir stüdyonun yönetim yazılımına ihtiyacı var mı?

Haftada 15–20 dersin ve düzenli paket satışının olduğu her stüdyoda, rezervasyon ve hak takibini elle yürütmek ciddi zaman alır. Bireysel eğitmenler için de rezervasyonu ve ödemeyi tek yerde toplamak işe yarar.

Demo görüşmesinde ne istemeliyim?

Kendi stüdyonuzdan gerçek bir senaryo verin: “Salı 19.00 reformer dersi doldu, bir üye 3 saat önce iptal etti; ne olur?” Cevabı ekranda adım adım görün.

Geçiş ne kadar sürer?

Ders programı, paketler ve aktif üyeliklerin sayısına bağlıdır. Geçişi yeni bir dönemin, örneğin ay başının öncesine planlamak işi kolaylaştırır.

Demo görüşmesi planlayın

Bu 12 soruyu bize de sorun. StudyONsende stüdyo yönetim yazılımı sayfasından ekibimizle kısa bir görüşme planlayabilir, kendi stüdyonuzun senaryolarını birlikte deneyebiliriz.